Aspekty finansowe działalności systemu franczyzowego

Aspekty finansowe działalności systemu franczyzowego

Finansowy aspekt działalności franczyzodawcy ma dwa wymiary. Franczyzodawca ponosi koszty założenia i rozwoju swojego systemu franczyzowego oraz czerpie z niego zyski. Należy także wziąć pod uwagę pozycję franczyzobiorcy. Potrzebuje on biznesu, który po opłaceniu kosztów nabycia licencji franczyzowej będzie wystarczająco rentowny, aby warto było go prowadzić.

Istnieje tak wiele zmiennych zależnych od rodzaju biznesu i inwestycji, które musi podjąć franczyzodawca, że nie jest możliwe podanie dokładnej kwoty koniecznej do zbudowania systemu franczyzowego. Wystarczy powiedzieć, że system franczyzowy nie zacznie generować pozytywnych przepływów pieniężnych i nie zapewni zysków z dnia na dzień. Wymaga to czasu. Jak długiego - to zależy od rodzaju biznesu oraz stopnia "zdrowego" wzrostu, jaki może zostać osiągnięty. Osiągnięcie przez dany system dodatniego salda przepływów pieniężnych netto oraz rentowności może zabrać od dwóch do trzech, a nawet do pięciu lat.

Oznacza to, że franczyzodawca musi się upewnić czy zaplanował wystarczający kapitał na finansowanie kosztów bieżących, umożliwiający utworzonemu systemowi franczyzowemu przetrwanie do czasu, kiedy zacznie być zyskowny. Franczyzodawca może być też w stanie wspierać swój system franczyzowy zyskami pochodzącymi z jego placówek własnych.

Franczyzodawca powinien być świadom tego, że jego koszty będą rosły etapowo. Koszty infrastruktury systemu poniesione w początkowym okresie umożliwiają pomyślną rekrutację, nawiązanie współpracy i wsparcie dla pierwszych kilkunastu franczyzobiorców. W następnym etapie, po zwiększeniu posiadanych zasobów, franczyzodawca może być w stanie obsłużyć sieć złożoną z kilkudziesięciu franczyzobiorców, itd. Dużym błędem jest zwiększanie liczby franczyzobiorców bez uprzedniego zbudowania odpowiedniej infrastruktury. Mogące z tego wyniknąć pogorszenie jakości obsługi franczyzobiorców może zahamować rozwój systemu.

Opłaty franczyzowe

Początkujący franczyzodawcy napotykają duże trudności w ocenie prawidłowego poziomu, na którym należy ustalić wysokość opłat franczyzowych. Nie ma w tym względzie jakiejkolwiek ustalonej reguły. Wysokość opłat jest zróżnicowana, gdyż jest zależna od wielu czynników. Spośród nich największe znaczenie mają rodzaj i zakres usług świadczonych przez franczyzodawcę oraz ich znaczenie dla franczyzobiorcy.

Z punktu widzenia franczyzodawcy wpływy z opłat franczyzowych stanowią jego przychód brutto, z którego musi on pokryć koszty operacyjne i wypracować zysk. Z punktu widzenia franczyzobiorcy będzie on oczekiwał dobrej jakości obsługi w zamian za wnoszoną opłatę i z pewnością będzie się spodziewał, że pobierana przez franczyzodawcę opłata nie będzie zabierać zbyt dużej części jego dochodu.

W celu ustalenia poziomu opłat franczyzodawca będzie musiał zawrzeć w biznesplanie i wszelkich projekcjach biznesowych wyliczenie, jaki poziom przychodu z opłat franczyzowych zagwarantuje niezbędny dochód brutto jego firmy. Projekcje te będą musiały być oparte na realnych wskaźnikach wzrostu i powinny uwzględniać pokrycie amortyzacji kosztów utworzenia systemu rozkładających się na rozsądną liczbę franczyzobiorców. Nieprawidłowe określenie ilości franczyzobiorców może spowodować zbyt duże koszty franczyzy lub odsunięcie w czasie rentowności przedsięwzięcia.

Jeżeli projekcja biznesowa pokazuje, że przychody franczyzobiorcy będą zmniejszone przez kwotę opłaty franczyzowej w stopniu powodującym nienaturalnie niski zysk franczyzobiorcy, należy zastanowić się czy w ogóle ten biznes nadaje się do rozwoju poprzez franczyzę.

Trudno jest uzasadnić stosowanie franczyzy jeżeli zysk z działalności franczyzobiorców nie wystarcza na pokrycie opłat dla franczyzodawcy w rozsądnej wysokości i na zapewnienie każdemu franczyzobiorcy przyzwoitego zwrotu z kapitału oraz wynagrodzenia za jego pracę.

Biorąc pod uwagę praktykę rynkową, ale nie traktując tego jako ogólnej zasady, należy przyjąć, że średnia wysokość wstępnej opłaty franczyzowej zwykle mieści się w przedziale od 10% do 20% całości kosztów inwestycji ponoszonych przez franczyzobiorcę. W niektórych tanich systemach franczyzowych opłata wstępna może być nawet wyższa, natomiast przy kwotowym określeniu opłaty wstępnej kwota w granicach od 5000 zł do 30 000 zł powinna wystarczyć w przypadku większości tańszych franczyz.

Należy podkreślić, że wstępna opłata franczyzowa nie powinna być stosowana jako metoda zdzierania pieniędzy z franczyzobiorcy już na wstępie współpracy franczyzowej. Z upływem czasu można podwyższać wstępną opłatę franczyzową, stosownie do rosnącej siły i sukcesu odnoszonego przez dany system franczyzowy. Franczyzodawca powinien pamiętać, że jednym z jego podstawowych obowiązków jest pomaganie franczyzobiorcy w osiągnięciu jak najlepszego zwrotu z jego inwestycji oraz efektywne wprowadzanie go w działalność przy jednoczesnym utrzymaniu jego inwestycji kapitałowych na możliwie jak najskromniejszym poziomie. Im większe będą koszty przystąpienia do systemu oraz założenia jednostki franczyzowej, tym mniej będzie kandydatów dysponujących środkami w niezbędnej wysokości.

Każdy franczyzobiorca powinien stanowić dla franczyzodawcy bezpieczne źródło stopniowo rosnących przychodów w sytuacji, gdy dana franczyza jest systemem dostatecznie skutecznym i jest rozsądnie zarządzana przez franczyzodawcę. Ponadto franczyzobiorcy odnoszący sukcesy zapewnią źródło dodatkowej ekspansji systemowi franczyzowemu, jeżeli zdecydują się zainwestować swoje zyski w otwarcie kolejnych jednostek. Całkiem często mamy bowiem do czynienia z sytuacją, w której dotychczasowi franczyzobiorcy reinwestują swoje zyski w nowe punkty franczyzowe.

Finanse i rachunkowość

Sprawy finansowe nowego franczyzodawcy powinny być możliwe do poprowadzenia przez kogokolwiek, kto prowadził dotychczas działalność jego firmy lub placówki pilotażowej. Osoba ta powinna być w stanie zaprojektować i opracować prosty system ewidencji księgowej dla sieci franczyzowej, a także być w stanie udzielać franczyzobiorcom porad finansowych oraz dotyczących zasad księgowości. Od franczyzobiorców będą wymagane okresowe sprawozdania finansowe oraz rozliczenia. Istotne więc jest, aby każdy franczyzobiorca od samego początku rozumiał dokładnie, jakie są wymagania w tym względzie. Wymagania te powinny być omówione podczas szkolenia wstępnego.

Informacje otrzymywane od franczyzobiorców służą dwóm celom:

  • powinny umożliwić franczyzodawcy monitorowanie wyników osiąganych w działalności każdego z franczyzobiorców, jak również stanowić podstawę wyliczenia wysokości należnych opłat franczyzowych;
  • powinny umożliwić franczyzobiorcy porównanie osiąganych przez niego wyników z tymi, które zaplanował wspólnie z franczyzodawcą oraz z wynikami osiąganymi przez innych franczyzobiorców działających w sieci.

Obowiązek dostarczania informacji powinien być możliwy do realizacji w możliwie najprostszy sposób, co nie oznacza, że istotne elementy powinny być pomijane. Wymagane informacje grupowane będą zazwyczaj w trzy kategorie:

  • przychody brutto
  • rachunek zysków i strat
  • wydatki pieniężne

Przychody brutto

Informacje dotyczące przychodów brutto będą wymagane przez franczyzodawcę w takich samych odstępach czasu, w jakich wymagane będą wpłaty opłat franczyzowych. Okres ustalony dla takiej płatności powinien być możliwie krótki, nawet tygodniowy, jeżeli jest to możliwe. Każdego tygodnia franczyzobiorca będzie musiał się zdyscyplinować, aby pilnować stanu swoich rozliczeń i wystawiać cotygodniowe zlecenia przelewu opłat franczyzowych. Jeżeli jego sytuacja finansowa jest niestabilna i opłaty uiszczane są z opóźnieniem – problem ten jest odkrywany na możliwie wczesnym etapie i można szybko podjąć działania naprawcze. Dyscyplina w pilnowaniu stanu rozliczeń cotygodniowo sprawi, że informacja o sytuacji finansowej franczyzobiorcy będzie osiągalna na bieżąco zarówno dla franczyzobiorcy, jak i dla franczyzodawcy. Franczyzodawca powinien także wymagać od franczyzobiorcy dostarczania kopii stosownych deklaracji podatkowych.

Prosty formularz raportu tygodniowego może z powodzeniem naśladować wzór umieszczony poniżej. Przyjęte jest w nim, że tydzień rozrachunkowy kończy się wraz z zamknięciem placówki w sobotę.

Tygodniowe zestawienie obrotów brutto do obliczenia opłaty bieżącej/faktura VAT
Adres jednostki franczyzowej ....................................
Numer jednostki .................................................
Księgowy numer referencyjny ...................................
Tydzień kończący się w dniu ..............................

1. Przychody brutto

2. Minus VAT

3.Podstawa obliczenia opłaty franczyzowej

4. Liczba klientów

5. Średnia wartość transakcji

Poniedziałek

Wtorek

Środa

Czwartek

Piątek

Sobota

Wyliczenie opłaty:

Podstawa obliczenia opłaty:
Bieżąca opłata franczyzowa ..............%
Składka na cele marketingowe ............%
Ogółem
VAT 22%
Ogólna kwota przelewu

kwota ................. zł
kwota ................. zł
kwota ................. zł
kwota ................. zł
kwota ................. zł
kwota ................. zł

Potwierdzam prawidłowość i kompletność w/w danych.
Podpis ...........................................................
Nazwisko i imię ..............................................
Franczyzobiorca ............................................
Data ..........................................................

Rachunek wyników

Pokaże on, czy placówka osiąga zysk oraz może pomóc w zidentyfikowaniu pojawiających się problemów. Również w tym wypadku im częściej informacje są dostępne, tym lepiej. Jeżeli to możliwe rachunek zysków i strat powinien być przygotowywany cotygodniowo. W większości biznesów pięcioma najważniejszymi wskaźnikami do sprawdzania są: sprzedaż, marża brutto, zapasy, środki pieniężne oraz wynagrodzenia. Są one najważniejszymi zmiennymi. Ważne jest, aby wszystkie były sprawdzane cotygodniowo.

Jeżeli poziom i rodzaj zapasów są takie, że cotygodniowe sprawdzanie jest niewykonalne, kontrola powinna być prowadzona w okresach miesięcznych. Jakikolwiek dłuższy okres kontroli skutkuje tym, że informacje finansowe dostępne zarówno dla franczyzobiorcy, jak i franczyzodawcy, nie są wystarczające. Brak takich informacji uniemożliwia franczyzodawcy wsparcie oraz doradztwo dla franczyzobiorcy a franczyzobiorcy utrudnia zarządzanie jego biznesem.

Poziom sprzedaży powinien być systematycznie sprawdzany wraz z codziennym porównywaniem dochodu zarejestrowanego na kasie fiskalnej z wpłatą do banku. Jeżeli biznes działa w systemie zmianowym, przychody powinny być fizycznie przeliczane i uzgadniane zanim osoby odpowiedzialne za kończącą się zmianę opuszczą lokal. Niektóre rodzaje działalności wymagają pobierania odczytów z kas fiskalnych co godzinę, w celu zaplanowania wielkości obrotów i właściwej ilości personelu.

W przypadku franczyzobiorców, którzy finansują się kredytem bardzo ważne jest zapewnienie regularnej spłaty należnych rat kredytu, jako że utrzymanie płynności finansowej jest nie mniej ważne co realizacja sprzedaży. Nie ma znaczenia osiągnięcie wysokiego poziomu sprzedaży, jeżeli franczyzobiorca nie otrzyma za tę sprzedaż pieniędzy. Brak dodatniego salda przepływów gotówkowych może zniszczyć udaną firmę. Im wyższy poziom należności, tym więcej kapitału musi posiadać franczyzobiorca dla sfinansowania swojego biznesu. Jak mawiają finansiści "cash flow is the king!".

Jeżeli biznes obejmuje sprzedaż produktów, system franczyzowy musi być wyposażony w narzędzia umożliwiające sprawdzanie zapasu produktów w jednakowych odstępach czasu. Im dłuższe będą te odstępy, tym mniej wartościowe będą uzyskiwane informacje. Brak takich informacji powoduje, że brak jest danych o ubytkach towarów, kradzieżach czy poziomie rentowności biznesu. Właściwe zamawianie produktów jest utrudnione, jeżeli franczyzobiorca nie zna ilości towaru sprzedanego lub znajdującego się w sklepie. Elektroniczny system ewidencji w punkcie sprzedaży, rejestrujący obroty magazynowe zapasów, może wspierać, ale nie może zastąpić bieżącej, "ręcznej" kontroli zgodności ewidencyjnych i faktycznych stanów magazynowych.

Typowy rachunek wyników wygląda następująco:

Należy zaznaczyć, że mogą występować różnice w strukturze wewnętrznej powyższych elementów kalkulacji. W przypadku restauracji szybkiej obsługi trzeba rozdzielić koszty żywności od kosztów tego w czym jest ona podawana (np. jednorazowe tacki, kubki i sztućce). Wszędzie tam, gdzie występują odrębne elementy warto je wyszczególnić dla ułatwienia kontroli ich zużycia. Ponadto, jeśli działalność wymaga gromadzenia zapasów należy brać pod uwagę różnicę stanu zapasów na początek i koniec rozliczanego okresu aby zapewnić dokładne wyliczenie kwoty marży brutto.

W celu obliczenia marży netto należy dokonać obliczenia wszystkich kosztów operacyjnych, na które składają się:

  • wynagrodzenia / pensje
  • czynsze, opłaty administracyjne,
  • opłaty serwisowe
  • bieżąca opłata franczyzowa
  • opłaty na fundusz reklamowy
  • koszty dodatkowej reklamy lokalnej
  • ubezpieczenia
  • opłaty za telefon
  • energia elektryczna
  • gaz
  • naprawy i renowacje
  • podróże służbowe
  • koszty różne
  • prowizje i opłaty bankowe

Przed zakończeniem kalkulacji marży netto należy stworzyć rezerwę na koszty amortyzacji.

W otrzymanym od franczyzobiorcy rachunku wyników franczyzodawca powinien sprawdzić wszystkie dane w celu stwierdzenia, czy nie pokazują one jakichś odstępstw od kryteriów oceny ustalonych przez niego na podstawie posiadanego doświadczenia.

W celu ułatwienia szybkiego przekazywania wymaganych informacji franczyzodawca powinien przygotować uproszczone formularze rachunku zysków i strat. Zmienne pozycje przychodów, kosztów sprzedaży, marży brutto, wysokości wynagrodzeń oraz opłat franczyzowych są wprowadzane cotygodniowo wraz ze stałymi wielkościami wprowadzonymi dla innych pozycji zestawienia np. czynsz, opłaty administracyjne, itp. Taka metoda umożliwia przygotowanie użytecznej informacji w ciągu jednego lub dwóch ostatnich dni tygodnia, co pozwala zarówno franczyzobiorcy, jak i franczyzodawcy na szybką orientację co do ogólnego wyniku danej jednostki franczyzowej oraz występujących w niej problemów. Wielkości stałe mogą być uaktualniane i różnicowane stosownie do ich zmian.

Pożytecznym sposobem kontroli jest cotygodniowe publikowanie przez franczyzodawcę i dostarczanie wszystkim franczyzobiorcom informacji o poziomie kluczowych mierników, takich jak np.: przychody, koszty sprzedaży, wskaźnik udziału wynagrodzeń (w wartości przychodów lub kosztów operacyjnych), kwota kosztów w przeliczeniu na jednego klienta itp. Zebrane dane służą do wyliczenia wielkości średnich dla wszystkich jednostek łącznie: franczyzowych i własnych oraz sporządzenia komentarza na temat stwierdzonych ważnych zjawisk. Franczyzodawca powinien wiedzieć jakie wyniki może osiągnąć prawidłowo działający franczyzobiorca. Takie dane interesują także franczyzobiorców i często mogą być używane jako podstawa do zorganizowania konkurencji między franczyzobiorcami, którzy współzawodniczą o uzyskanie najlepszych wyników w sieci.

Wydatki pieniężne

Są trudniejsze do skontrolowania. Istnieje realne niebezpieczeństwo, że franczyzobiorca nie rozumie tego, że jego koszty muszą być odjęte od wartości jego przychodu brutto, zanim będzie mógł wypłacić sobie jakikolwiek zysk. Wielu franczyzobiorców wykazuje tendencję do przedwczesnego wydawania pieniędzy na przyjemności życiowe. Należy wymagać od franczyzobiorców składania bilansów w regularnych odstępach czasowych, aby dostępne były istotne informacje dotyczące kondycji finansowej ich biznesu. Użyteczna jest też pełna weryfikacja sprawozdań finansowych realizowana przez niezależnych rewidentów w okresach kwartalnych lub przynajmniej co sześć miesięcy oraz coroczny audyt sprawozdań finansowych.

Także personel finansowy i administracyjny franczyzodawcy powinien służyć radą i pomocą w takich sprawach jak płatności wynagrodzeń, przepisy prawne dotyczące zatrudnienia czy zwrot podatku VAT.

Na pewnym etapie działalności, lecz z pewnością nie na samym początku, może okazać się konieczne zatrudnienie dodatkowej kadry księgowych odpowiedzialnych za franczyzową stronę działalności firmy. Najpierw jednak trzeba w pełni wykorzystać potencjał kadry już posiadanej. Będzie ona w stanie doradzać franczyzobiorcom na podstawie wiedzy i doświadczenia zdobytego w tym biznesie oraz dodatkowo niewątpliwie pogłębi w trakcie tego procesu własne zrozumienie istoty biznesu prowadzonego przez firmę.

Niektóre przedsiębiorstwa franczyzowe rozwijają swoje własne systemy komputerowe i zapewniają obsługę księgową franczyzobiorcom. Stanowi to istotne udogodnienie zarówno dla franczyzodawcy jak i franczyzobiorcy, umożliwiając im odpowiednie monitorowanie i zarządzanie przedsiębiorstwem franczyzobiorcy.