Co powinna zawierać umowa franczyzy?

Co powinna zawierać umowa franczyzy?

Umowa franczyzy musi być sprawiedliwa, dokładnie ilustrować zobowiązania stron, przy równoczesnym określeniu mechanizmów kontrolnych, które pozwolą franczyzodawcy zachować spójność systemu.

Umowa franczyzy musi być sprawiedliwa, dokładnie ilustrować zobowiązania stron, przy równoczesnym określeniu mechanizmów kontrolnych, które pozwolą franczyzodawcy zachować spójność systemu.

Umowa musi spełniać następujące wymagania:

a) we właściwy sposób regulować prawa własności należące do franczyzodawcy;
b) opisywać strukturę operacyjną systemu oraz zasady kontroli;
c) zapewniać franczyzobiorcy bezpieczeństwo jego działań i możliwości rozwoju oraz sprzedaży jego aktywów związanych z działalnością prowadzoną na podstawie umowy franczyzowej.

Umowa franczyzowa staje się swoistą polisą ubezpieczeniową dla obydwu stron na wypadek, gdyby współpraca układała się źle. Jeśli którakolwiek ze stron zmuszona jest do czytania umowy po jej podpisaniu, to najczęściej wynika to z faktu pojawienia się problemów wynikających ze współpracy lub jej braku, a nie z bezsenności, na którą nudne prawnicze wywody mogą okazać się lekarstwem.

Osobista relacja

W trakcie współpracy relacje osobiste pomiędzy franczyzodawcą a franczyzobiorcą oraz ich wspólna chęć osiągnięcia sukcesu są o wiele ważniejsze niż formalna umowa.
W większości systemów franczyzowych franczyzodawca będzie właścicielem następujących elementów:

a) znaku towarowego lub nazwy handlowej oraz związanej z nimi renomy;
b) założeń biznesowych systemu opisanych w podręczniku operacyjnym oraz innych podręcznikach, które w całości będą poufne i tajne;
c) w niektórych przypadkach — zastrzeżonych receptur, specyfikacji, projektów graficznych oraz dokumentów operacyjnych;
d) praw autorskich odnoszących się do tych ze wskazanych wyżej elementów, które mają formę pisemną i mogą podlegać autorskiej ochronie prawnej.

Materiały rekrutacyjne franczyzodawcy z pewnością wskażą rodzaj i zakres oferowanych przez niego świadczeń wstępnych, zakres bieżących usług, na które może liczyć franczyzobiorca, jak również koszty przystąpienia i uczestnictwa w systemie franczyzodawcy. Należy przyjrzeć się bliżej każdemu z tych czynników.

Koszty uczestnictwa w systemie

Koszty początkowe będą zawierały wszystkie wydatki niezbędne do otwarcia biznesu. W ramach tej kwoty franczyzodawca może również zapewnić franczyzobiorcy wyposażenie placówki i pierwsze zaopatrzenie w towar.

Franczyzodawca najprawdopodobniej pobierze wstępną opłatę franczyzową, aby pokryć wydatki, jakie poniósł w związku ze wstępnymi usługami świadczonymi na rzecz franczyzobiorcy oraz koszt przystąpienia do systemu. Nie ma tu sztywnych reguł dotyczących wysokości tej opłaty, ponieważ poszczególne systemy różnią się między sobą.

Opłaty bieżące umożliwiają franczyzodawcy pokrycie wydatków na bieżące usługi oraz wsparcie, jakie zapewnia franczyzobiorcy. Średnia wysokość opłaty bieżącej pobieranej przez członków BFA (zawierająca specjalne fundusze przeznaczone na reklamę i promocję) wynosi około 10,7 % obrotu wg danych z badania NatWest/BFA z 2004 roku. Badanie to wskazuje również, że w 11% istniejących systemów franczyzowych, oprócz wspomnianej opłaty, pobierane są dodatkowe opłaty z tytułu wsparcia IT (technologie informatyczne) w średniej wysokości ok. 4,9% wartości sprzedaży oraz inne (niewyszczególnione) opłaty w średniej wysokości 3,9% wartości sprzedaży.

Zasadniczą kwestią jest to, że franczyzodawca nie powinien mieć nieujawnionych źródeł przychodów pochodzących od jego franczyzobiorców, nie powinien też mieć możliwości arbitralnego i nieuzasadnionego podnoszenia cen produktów, które dostarcza franczyzobiorcom.

Opłaty franczyzowe, jakkolwiek opisane, są zasadniczo zapłatą franczyzobiorcy na rzecz franczyzodawcy za świadczenia, które franczyzodawca mu zapewnia. Stanowią one przychody brutto, które franczyzodawca uzyskuje z tytułu świadczenia usług i od których zależy jego działalność, gdyż pokrywają one koszty operacyjne i przynoszą zysk.

Składki na reklamę

W większości systemów franczyzowych za ich reklamę i promocję odpowiada franczyzodawca, który otrzymuje od franczyzobiorców składki na ten cel. Najpopularniejsza metoda kalkulowania takiej składki jest taka sama, jak w przypadku opłat bieżących, i polega na ustaleniu określonej, wyrażonej procentowo części obrotów uzyskiwanych przez franczyzobiorców.

W pewnych przypadkach franczyzodawca może włączyć składkę na reklamę do opłaty bieżącej i zobowiązać się do przeznaczenia określonej jej części na reklamę i promocję. Zdarzają się również przypadki, gdy to lokalna reklama jest ważniejsza niż ogólnokrajowa. Wtedy franczyzodawca może nie pobierać od franczyzobiorcy składki na reklamę, zobowiązując go równocześnie do wydania stosownej kwoty na zaakceptowaną przez operatora systemu reklamę lokalną.

Wsparcie wstępne

Natura wsparcia wstępnego jest różnorodna, w zależności od rodzaju prowadzonego biznesu. Z oczywistych względów franczyzobiorcy działającemu w systemie sprzedaży domokrążnej nie jest potrzebna pomoc w wyborze lokalizacji. Z kolei franczyzobiorca prowadzący placówkę handlową, w przeciwieństwie do operatora mobilnego, nie musi być uczony sztuki bezpośredniego pozyskiwania klientów.

Generalna zasada jest taka, by zakres początkowych usług oferowanych przez franczyzodawcę (w tym szkoleń) pozwolił osobie niedoświadczonej w tym zakresie założyć własną firmę i od momentu rozpoczęcia działalności efektywnie ją prowadzić zgodnie ze standardami wybranego systemu franczyzowego.
Wsparcie bieżące

Po rozpoczęciu działalności przez franczyzobiorcę, franczyzodawca jest zobowiązany do wspierania go przez ciągłe świadczenie określonego zakresu usług. Chodzi tu w szczególności o:

a) monitorowanie działalności franczyzobiorcy, aby pomóc mu w utrzymaniu standardów i zyskowności,
b) bieżące szkolenia,
c) ciągłe unowocześnianie stosowanych metod oraz wprowadzanie innowacji,
d) badanie rynku i rozwój,
e) promocję i reklamę,
f) korzyści płynące z zamówień hurtowych,
g) dostarczanie przez centralę systemu zakresu usług specjalistycznych dotyczących zarządzania,

Umowa

Do standardowych elementów umowy franczyzowej należą:

a) Ustanowienie i identyfikacja praw własności należących do franczyzodawcy.

Dotyczy to zwłaszcza kwestii znaków towarowych, nazw handlowych, materiałów objętych prawami autorskimi oraz know-how franczyzodawcy.

b) Charakter i zakres praw przyznanych franczyzobiorcy.

Dotyczy to obszaru działania oraz formalnego przyznania praw do używania znaków towarowych, materiałów objętych prawami autorskimi itp.

c) Prawo do działania na określonym terytorium.

W tym miejscu warto wspomnieć o prawie wyłączności terytorialnej, ponieważ w praktyce kwestia ta rodzi problemy. Istnieją dwa rodzaje problemów, które pojawiają się przy omawianiu, ustalaniu i przydzielaniu franczyzobiorcom wyłączności na działanie na określonym obszarze.

Po pierwsze, istnieją uwarunkowania handlowe, które przez lata przysparzały franczyzodawcom wielu trudności. Określenie zakresu terytorialnego w sposób sprawiedliwy dla obu stron jest rzeczą niezwykle trudną, szczególnie gdy nie można oszacować rozmiaru prawdopodobnej penetracji rynku. Często niemożliwe jest nawet dokładne oszacowanie rozmiaru całkowitego rynku dla oferowanego produktu czy usługi.

W przeszłości wielu franczyzodawców, którzy decydowali się przyznawać wyłączność terytorialną, przekonało się, że nie ma skutecznej metody gwarantującej pełne wykorzystanie potencjału danego obszaru. Efekty tego są szkodliwe dla całej sieci. Pomijając już fakt, że przez działania reklamowe i promocyjne tworzy się na danym terenie rynek i popyt, którego nie jest w stanie zaspokoić franczyzobiorca posiadający na nim wyłączność terytorialną, a tym samym ułatwia się działanie konkurencji. Ponadto rozczarowani lub potencjalni klienci prawdopodobnie nie będą zainteresowani korzystaniem z usług innych punktów danej sieci. W ten sposób sieć okrywa się złą sławą.

Nasuwającym się rozwiązaniem jest sugestia, aby określać minimalne poziomy sprzedaży. Skoro jednak określenie uczciwych minimalnych poziomów sprzedaży jest uzależnione od tych samych czynników, które były brane pod uwagę przy definiowaniu terytorium, problem pozostaje właściwie taki sam. Ponadto, jeżeli wyznaczane są minimalne poziomy sprzedaży, to powinny one uwzględniać potencjalny rozwój firmy, a także czynniki inflacyjne. Są to kwestie, z którymi również trudno poradzić sobie w sposób obiektywny i sprawiedliwy.

Po drugie, istnieją uwarunkowania prawne. Zaangażowanie unijnego prawa konkurencji w problematykę franczyzy, stosownie do decyzji Europejskiego Trybunału Sprawiedliwości w sprawie Pronuptia, także wywołało kwestię wyłączności. Komisja Europejska, po wcześniejszym przyjęciu wyłączenia grupowego dla kategorii umów franczyzowych, uchwaliła teraz szersze wyłączenie grupowe dla porozumień pionowych. Może to mieć wpływ na gotowość niektórych systemów franczyzowych do przyznawania praw wyłączności terytorialnej. Prawo konkurencji jest ważnym elementem dla franczyzy i dlatego należy uzyskać specjalistyczną poradę w tym zakresie.

d) Okres obowiązywania umowy.

Umowa będzie także określać okres jej obowiązywania. Podstawową zasadą, którą trzeba uwzględnić, jest to, że relacje franczyzowe powinny utrzymywać się przez długi okres. Mogą być różne powody (w tym powody prawne, brane pod uwagę przy umowach zakupu wyłącznego) ustalania relatywnie krótkiego, np. pięcioletniego, początkowego okresu umowy, ale większość systemów franczyzowych pozwala franczyzobiorcy skorzystać z prawa do przedłużenia obowiązywania umowy.

e) Usługi świadczone przez franczyzodawcę.

Na istotę i zakres usług, jakie franczyzodawca świadczy franczyzobiorcom, składają się zarówno świadczenia początkowe, jak i te, które występują w toku współpracy. Świadczenia początkowe umożliwiają franczyzobiorcy przystąpienie do systemu, przeszkolenie i wyposażenie go w taki sposób, by mógł rozpocząć działalność w systemie. Później franczyzodawca w sposób ciągły będzie dostarczał różne świadczenia, które powinny być wyszczególnione w umowie (patrz wyżej, punkt „ Wsparcie bieżące”), włączając w to możliwość rozwoju i wprowadzania nowych pomysłów.

f) Początkowe i bieżące obowiązki franczyzobiorców.

Obowiązki te obejmą swym zakresem szereg kwestii, od akceptacji obciążeń finansowych związanych z rozpoczynaniem działalności zgodnie z wymaganiami franczyzodawcy, po dostosowanie się do systemu rozliczeniowego i administracyjnego sieci, umożliwiającego obu stronom dostęp do niezbędnych informacji. Systemy te będą opisane w podręczniku operacyjnym, o stosowaniu którego franczyzobiorca będzie pouczony w czasie szkoleń i który będzie do jego dyspozycji, jako punkt odniesienia, po otwarciu firmy. Wraz z rozwojem systemu podręcznik ten powinien być systematycznie uaktualniany.

g) Kontrole działalności franczyzobiorcy.

Działalność każdej jednostki powinna być należycie kontrolowana — nieprzestrzeganie standardów w jednej jednostce może szkodzić całej sieci. Franczyzobiorcy będą słusznie zaniepokojeni, jeżeli którykolwiek z nich przestanie przestrzegać standardów, a franczyzodawca nie będzie na to reagował. Często kontrole są bardzo szczegółowe i nawiązują do podręcznika operacyjnego. Umowa franczyzowa zawiera i opisuje zobowiązania franczyzobiorcy, a podręcznik wyjaśnia, jak te zobowiązania powinny być realizowane.

h) Sprzedaż przedsiębiorstwa.

Jedną z przyczyn sukcesu franczyzy jest wysoki poziom motywacji franczyzobiorcy wynikający z faktu, iż pracuje on na własny sukces, oraz bodźca, jakim jest świadomość możliwości sprzedania firmy w celu powiększenia kapitału. Z tych powodów powinna istnieć możliwość zbycia przedsiębiorstwa przez franczyzobiorcę. Zawsze jednak powinna ona podlegać kontroli franczyzodawcy, ponieważ jest to jedyna sytuacja, gdy ktoś inny niż franczyzodawca rekrutuje potencjalnego franczyzobiorcę. Jeżeli sprzedaż odbywa się bez takiej kontroli, powinna rodzić podejrzenia. Skoro bowiem franczyzodawca przeprowadza surową selekcję wszystkich franczyzobiorców pierwotnie przystępujących do sieci, można się spodziewać, że w ten sam sposób będzie chciał rekrutować ich następców, którzy zdecydują się kupić rozwinięty biznes franczyzowy.

Kryteria, na podstawie których potencjalny nabywca będzie oceniany przez franczyzodawcę, powinny zostać określone w umowie. W umowie powinny być również zawarte procedury, których należy w takiej sytuacji przestrzegać. Niektórzy franczyzodawcy umieszczają w kontrakcie zapis o przynależącym im prawie pierwokupu placówki franczyzowej w sytuacji, gdy franczyzobiorca zechce ją sprzedać. Jeśli taki zapis obowiązuje, powinien on przewidywać konieczność zapłacenia przez franczyzodawcę przynajmniej takiej samej ceny, jaką nabywca działający w dobrej wierze zaoferował franczyzobiorcy. Należy się sprzeciwiać wszelkim sztucznym formułom, które pozwalałyby franczyzodawcy kupić taką placówkę poniżej jej wartości rynkowej.

i) Śmierć franczyzobiorcy.

W umowie należy zawrzeć postanowienie mówiące, iż franczyzodawca dołoży starań w celu zabezpieczenia przedsiębiorstwa franczyzobiorcy jako aktywów do spieniężenia lub do przejęcia przez spadkobierców franczyzobiorcy, o ile tylko kwalifikują się oni jako franczyzobiorcy.

j) Arbitraż.

Arbitraż jest w rzeczywistości prywatnym postępowaniem przed sędzią (arbitrem) wybranym przez strony. Zaletami arbitrażu są: jego prywatny charakter; możliwość wyboru arbitra ze względu na specjalistyczną wiedzę, jaką posiada na temat działalności będącej przedmiotem arbitrażu; czas postępowania może być dostosowany do potrzeb stron; strony mogą ustalać zasady arbitrażu i w ten sposób oszczędzać czas i pieniądze.

Arbitraż ma również wady. Nie każdy spór wynikający z umowy franczyzowej może być rozstrzygany decyzją arbitra (franczyzodawca może np. nie chcieć, aby arbiter osądzał, czy jego standardy jakości i założenia systemowe są przestrzegane; może to bowiem ograniczyć prawo franczyzodawcy do dochodzenia swoich praw na drodze sądowej, jeżeli umowa o arbitraż nie zastrzega dla niego takiego prawa); wybranie złego arbitra może spowodować podjęcie kompromisowej decyzji, która nie zadowoli żadnej ze stron. Mając na uwadze długoterminowy charakter relacji we franczyzie, za nadające się do rozstrzygnięcia w drodze arbitrażu uznane zostać mogą te sfery, w których mogą się pojawić rzeczywiste nieporozumienia, na przykład kalkulacje opłat franczyzowych czy prawo do przedłużenia umowy.

k) Możliwość i konsekwencje rozwiązania umowy.

W każdej umowie franczyzowej powinien istnieć wyraźny zapis o możliwości jej rozwiązania w przypadku naruszenia przez franczyzobiorcę postanowień w niej zawartych. Zwykle franczyzobiorcy przysługuje możliwość naprawienia drobniejszych uchybień, aby uniknąć konieczności rozwiązania umowy, jednakże przewinienia te nie mogą się powtarzać.

W wyniku rozwiązania umowy franczyzobiorca z reguły będzie musiał podjąć niezbędne kroki, które zapewnią, że nie będzie już kojarzony z franczyzodawcą. Franczyzobiorca nie będzie mógł dłużej korzystać ze znaku towarowego bądź nazwy handlowej i innych zastrzeżonych praw własności należących do franczyzodawcy. Ponadto franczyzobiorca będzie zobowiązany do niepodejmowania przez określony czas działalności konkurencyjnej w stosunku do franczyzodawcy lub innych franczyzobiorców, ani nie będzie mógł robić użytku z systemu franczyzodawcy i stosowanych przez niego metod.