Uruchomienie franczyzy przez franczyzodawcę nie jest pojedynczą czynnością, w wyniku której można zacząć sprzedawać licencje. To wieloetapowy proces, który powinien być oparty na wiarygodnych i konkretnych danych, pozyskanych na etapie przygotowania do uruchomienia systemu. Przybliżamy, jak krok po kroku powinien wyglądać proces uruchomienia franczyzy.
Przygotowania należy rozpocząć od dokładnego zweryfikowania, czy prowadzony biznes ma szansę powodzenia w formie franczyzowej. Zdarza się, że pomysł o takim modelu działalności rodzi się np. w wyniku zapytania od potencjalnego franczyzobiorcy o możliwość uzyskania licencji, gdy już prowadzisz odnoszącą sukcesy firmę. Nie należy jednak działać pochopnie i z przesadnym entuzjazmem – to, czy franczyza będzie mieć w przypadku Twojego przedsiębiorstwa sens, powinieneś po prostu zbadać. Najbezpieczniejszą i najrozważniejszą decyzją będzie opracowanie koncepcji biznesowej i przetestowanie jej w miarodajnych warunkach w praktyce.
Podczas opracowywania mechanizmów i pomysłu na model franczyzowy warto kierować się kilkoma podstawowymi zasadami. Choć oczywistym celem uruchomienia franchisingu jest uzyskanie korzyści ekonomicznych, należy liczyć się z tym, że przez pierwsze miesiące, a nawet lata franczyzodawca może ich nie osiągać. Franczyzobiorcy muszą natomiast być w stanie wypracować zysk na takim poziomie, aby byli w stanie uiszczać z niego opłaty na rzecz sieci. Musi dawać na tyle satysfakcjonujące wynagrodzenie za ich pracę, aby współpraca była dla nich racjonalna i atrakcyjna.
Mimo, iż potencjalnych zasad do przekazania franczyzobiorcy będzie prawdopodobnie bardzo dużo, muszą one zostać określone w taki sposób, aby było to realne do przyswojenia przez drugą stronę. Konieczne jest zatem znalezienie odpowiedniego balansu pomiędzy maksymalnym wyczerpaniem poszczególnych tematów a zasadą, że im prościej i krócej, tym lepiej.
Pamiętaj również o tym, że Twój system franczyzowy powinien oferować realne korzyści dla franczyzobiorcy poza samym potencjalnym zyskiem. Jest to o tyle ważne, że potencjalnych chętnych i kandydatów możesz szukać wśród osób, które działały już w danej branży i miały własne przedsiębiorstwa. Aby podjąć współpracę, muszą zobaczyć we współpracy franczyzowej przewagę nad ewentualną samodzielną działalnością, bądź skorzystaniem z oferty konkurencji.
Przewagi konkurencyjne powinny być jasno komunikowane również w celu wypracowania marki dla sieci franczyzowej. Istnieją branże, w których panuje przepych zarówno pod względem ofert dla franczyzobiorców, jak też klienta ostatecznego. Konieczne jest przeanalizowanie szans i zagrożeń, aby w świadomy sposób pracować nad tymi kwestiami, które pozwolą wyróżnić się wśród konkurencji. Dzięki temu trafisz do pożądanej grupy odbiorców, którzy mogą zostać Twoimi franczyzobiorcami, a jednocześnie do klientów, którzy mieliby stać się gośćmi punktów franczyzowych.
Wszystkie te kwestie powinno sprawdzić się w praktyce w punktach pilotażowych. Z reguły funkcjonują one od kilku miesięcy do nawet kilku lat. Tworzy się je w miejscach jak najbardziej reprezentatywnych dla przyszłych lokali franczyzowych.
W wyniku powyższych analiz można uzyskać informacje, które pozwolą na opracowanie dokumentacji franczyzowej. Kluczowy jest pod tym względem tzw. podręcznik operacyjny. Jest on szczegółowym zbiorem zasad działania systemu, które udostępnia się franczyzobiorcom w formie pisemnej. Ma on za zadanie określenie takich kwestii, jak:
To jednak jedynie wierzchołek góry lodowej i kilka punktów, które powinny znaleźć się w podręczniku operacyjnym każdej franczyzy. Ich poziom szczegółowości będzie różnić się w zależności od konkretnej branży i charakteru działalności firmy. W gastronomii niezbędne będzie określenie menu, receptur, czy sposobu przygotowywania potraw. Sklepy muszą mieć natomiast określony wymagany asortyment czy dostawców. Poszczególne elementy podręcznika operacyjnego ulegają również zmianom już w trakcie funkcjonowania sieci.
Kolejnym elementem niezbędnym do uruchomienia własnej sieci jest opracowanie umowy między franczyzodawcą a franczyzobiorcą. Umowa franczyzy, tak jak podręcznik operacyjny, nie jest czymś uniwersalnym, co można stworzyć według określonego wzoru w każdej branży. Ponownie da się jednak wyodrębnić punkty wspólne, które powinien określać każdy taki dokument. Są to np.:
Warto pamiętać o tym, że umowa nie jest elementem, który powinno tworzyć się na początku opracowywania koncepcji franczyzowej. Uruchomienie franczyzy może zostać zwieńczone jej przygotowaniem, ponieważ dopiero na tym etapie franczyzobiorca jest w stanie opisać model biznesowy i know-how, a co za tym idzie, wie, co powinno zostać w tym dokumencie ujęte.
Na etapie rekrutacji franczyzobiorców łatwo o błędy, które mogą stać się w konsekwencji przyczynami niepowodzenia koncepcji. Naturalną rolą rekruterów jest selekcja kandydatów. Sama gotowość finansowa lub doświadczenie w branży niekoniecznie muszą oznaczać, że dana osoba będzie odpowiednim franczyzobiorcą. Nie stawiaj sobie za cel jak najszybszego rozrostu sieci – wybieraj tylko takich kandydatów, którzy będą w stanie wykazać się niezbędnym zaangażowaniem, a także pomysłami i zmysłem biznesowym.
Proces uruchomienia franczyzy cechuje się również tym, że błędów rekrutacyjnych z pewnością nie unikniesz. Często franczyzodawcy przekonują się o nich już na drugim etapie swojej działalności, kiedy liczba lokali franczyzowych może sięgać kilkudziesięciu. Zdarza się, że wyniki kilku osób, które rozpoczynały współpracę z siecią na początku jej działania, są poniżej oczekiwań, a prowadzone przez nie placówki pochłaniają najwięcej czasu oraz uwagi. Wówczas okazuje się też, jak sprawdza się Twój plan na biznes w praktyce i jak dobrze przygotowałeś się na takie sytuacje.
Trudno o jednoznaczne określenie tego, ile franczyza kosztować będzie franczyzodawcę. Wiele zależy zarówno od branży, jak też planu i założeń, jakie przyjmiesz, opracowując system. Z pewnością należy się jednak liczyć z tym, że koncept może zacząć przynosić zyski nawet dopiero po kilku latach. Na początkowym etapie duże koszty może generować np. uruchomienie placówek pilotażowych. Trzeba być też przygotowanym na pokrycie kosztów świadczeń oferowanych pierwszym franczyzobiorcom. Dotyczy to zarówno podziału określonych kosztów uruchomienia lokalu, jak też organizacji szkoleń i przekazywania know-how. Kosztować będzie też bieżąca obsługa i kontrola powstających punktów. Uruchomienie pierwszych kilku placówek i uzyskanie z nich przychodów w postaci opłat licencyjnych od franczyzobiorców w większości przypadków nie jest w stanie pokryć kosztów początkowych uruchomienia franczyzy. W analizach prowadzonych jeszcze przed uruchomieniem systemu franczyzowego należy zatem uwzględnić również prognozę niezbędnego dla franczyzodawcy budżetu.